Общие реквизиты - это стандартизированные элементы информации, которые присутствуют в различных документах и используются для их идентификации, учета и систематизации. Они представляют собой обязательные или рекомендуемые данные, включаемые в документы для придания им юридической силы и обеспечения документооборота.
Содержание
Определение общих реквизитов
Основные виды общих реквизитов
- Наименование организации (автора документа)
- Дата создания документа
- Регистрационный номер
- Наименование вида документа
- Заголовок к тексту
- Подпись ответственного лица
- Печать организации (при необходимости)
- Гриф утверждения
Функции общих реквизитов
- Идентификация документа
- Обеспечение юридической силы
- Упрощение поиска и систематизации
- Организация документооборота
- Контроль исполнения документов
Примеры общих реквизитов в разных документах
| Тип документа | Обязательные реквизиты |
| Приказ | Наименование организации, дата, номер, заголовок, текст, подпись |
| Договор | Дата, номер, наименования сторон, предмет договора, подписи, печати |
| Счет-фактура | Номер, дата, реквизиты поставщика и покупателя, наименование товаров, суммы |
Требования к оформлению общих реквизитов
При оформлении общих реквизитов необходимо учитывать:
- Требования нормативных документов (ГОСТы, инструкции)
- Положения учетной политики организации
- Отраслевые стандарты документооборота
- Особенности электронного документооборота
Расположение реквизитов на документе
| Реквизит | Типовое расположение |
| Наименование организации | Верхнее поле документа, по центру |
| Дата | Справа в верхней части |
| Регистрационный номер | Рядом с датой или под ней |
Значение общих реквизитов в документообороте
Правильное оформление общих реквизитов обеспечивает:
- Юридическую значимость документов
- Возможность быстрого поиска информации
- Автоматизацию обработки документов
- Снижение риска ошибок при работе с документами
- Соблюдение требований контролирующих органов
Особенности электронных реквизитов
- Электронная подпись вместо рукописной
- Метаданные файла как дополнительные реквизиты
- Автоматическая генерация некоторых реквизитов
- Контроль обязательных полей в электронных формах
